Als Freiberuflerin und im Kleingewerbe sind Einnahmen-Überschussrechnung üblich.
Es ist in diesem Fall nicht verpflichtend, ein Kassenbuch zu führen, es sollten aber einige Punkte beachtet werden.
Ein Kassenbuch kann dennoch gute Dienste leisten, um für sich selbst und für eine evtl Betriebsprüfung die Übersicht zu behalten.
Das Kassenbuch solllte Aufzeichnungen enthalten über:
- Bareinnahmen
- Privateinlagen wie frisches Wechselgeld
- Privatentnahmen für deine Lebensführung
- Barausgaben wie zum Beispiel bar bezahlte Betriebsausgaben
Besonderheiten der Kassenführung bei Einnahmen-Überschussrechnung
Detaillierte Regelungen darüber, wie Bareinnahmen aufgezeichnet werden müssen, sind weder im HGB noch in den Steuergesetzen enthalten. In § 146 Abs. 1 AO heißt es lediglich, dass die
- Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind und
- die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden sollen.
Geordnete Ablage der Belege erforderlich
Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen (§ 146 Abs. 5 AO), wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschussrechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden können, z. B. indem
- die Belege chronologisch nach dem Tag des Geldeingangs abgelegt werden und
- in handschriftliche oder EDV-Listen, z. B. in Excel-Tabellen, eingetragen werden.
Bei Vermerken auf Rechnungen reicht eine Liste
Wenn die Unternehmer*in auf den Rechnungen vermerkt, ob der Betrag auf ihr Konto überwiesen oder bar gezahlt wurde, reicht eine Liste aus, die alle Einnahmen enthält.
Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung werden im Gegensatz zur Bilanzierung keine Bestandskonten ausgewiesen, also auch kein Kassenkonto.
Das bedeutet, dass Betriebseinnahmen, die in bar eingenommen werden, sofort ins Privatvermögen übergehen, also von der Unternehmer*in privat entnommen werden. (Im Gegensatz dazu muss bei einer Bilanzierung eine Barkasse geführt werden, die den Kassenbestand nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausweist.)
Rechnungskopien empfehlenswert
Folgende Vorgehensweise ist bei Einnahmen-Überschussrechnung zu empfehlen:
- Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken.
- Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde.
- Die Einnahmen-Überschussrechner*in braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt.
- Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten unmittelbar aus den Konten der EDV-Buchführung ergeben.