Die elektronische Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für Unternehmen Pflicht.
Was ist eine E-Rechnung?
Es ist keine Rechnung als PDF - eine E-Rechnung ist eine Rechnung im XML Format, die so in ein Buchhaltungsprogramm gefüttert wird, dass nichts mehr eingegeben werden muss, da dies die Elektronik für uns erledigt. Eine Rechnung im XML Format kann nur vom System gelesen werden. Um diese Rechnung von einem Menschen zu lesen, muss diese in ein PDF vom System umgewandelt werden. Es gibt auch sogenannte ZUGFerD-Rechnungen, da ist im PDF die XML dazu gelegt, was bedeutet, sie kann sowohl von uns, als auch vom System gelesen werden.
Diese Pflicht besteht für den Zahlungsverkehr zwischen (inländischen) Unternehmen (B2B – Business to Business), betrifft also die Rechnungen für unsere Patient*innen nicht (B2C- Business to Client), wohl aber den Zahlungsverkehr mit anderen Unternehmen, z.B. für Praxisbedarf.
Für die Umstellung auf E-Rechnungen gibt es Fristen:
- Seit 1.1.2025 muss in unseren Praxen die Möglichkeit bestehen, E-Rechnungen (elektronisch lesbare Rechnungen) in sämtlichen zulässigen Formaten zu empfangen, d.h. lesen zu können. Zum Empfang reicht ein E-Mailprogramm aus!
Zum Lesen der Rechnungen ist vom Bund ein kostenfreies Tool zur Verfügung gestellt worden, das im Elster-Portal aufgerufen werden kann. - Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform, als PDF oder JPG versendet werden, sofern die Kund*innen zustimmen. Heißt aber auch konkret: Wenn eine Kundin eine E-Rechnung fordert, müssen wir ab Januar 2025 auch eine erstellen.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen nutzen.
Wessen Umsatz darunter liegt, kann weiterhin PDF- und Papierrechnungen verschicken – vorausgesetzt, der/die Rechnungsempfänger*in ist einverstanden. - Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungen sind jetzt für alle verpflichtend – ganz gleich, wie hoch oder niedrig der Umsatz ist. Spätestens jetzt müssen Unternehmen endgültig auf E-Rechnungen umgestellt haben, aber weiterhin nur für B2B-Rechnungen; hier geht es um das Business, nicht um die Rechnungen für die Endverbraucher*in, also unsere Patient*innen).
Ausnahmen von der Verpflichtung:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € können (§ 33 UStDV) auch danach als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform.
Zusammenfassend:
- Zum Empfang von E-Rechnungen reicht ein E-Mail-Postfach aus.
- Mittels eines Tools im Elster-Portal können die E-Rechnungen kostenfrei lesbar gemacht werden.
- Mindestens der „strukturierte Teil“ der Rechnung muss archiviert werden.
- Wir können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen an unsere Patient*innen ausstellen.
- Der Zahlungsverkehr mit Unternehmen, auch dem Berufsverband, wird, sofern die Rechnung 250 € übersteigt, E-Rechnungspflichtig.